3. Softwaretest: Fakturierungs-Programm MT-Rechnung III (von Uwe Pannecke) Kasse machen ... MT-Rechnung III von Manfred Tremmel 1. Was ist das? DAS Fakturierungs-Programm auf dem Amiga kletterte Anfang Dezember 2001 auf die Versionsnummer 1.11. Anlass genug, dieses Programm in AMIGA aktuell näher vorzustellen. MT-Rechnung III setzt auf eine eigens programmierte Datenbank auf, mit der Adressen von Niederlassungen der eigenen Firma, Mitarbeitern, Lieferfirmen und Kunden sowie Artikel und diverse Versandarten verwaltet werden können. Dabei garantiert die Datenbank Sicherheit vor Datenverlusten auch bei Abstürzen und ermöglicht bei Einsatz in einem Amiga-Netzwerk die gleichzeitige Nutzung des aktivierten Datenbestandes durch mehrere Benutzer. Preise können automatisiert kalkuliert, Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst werden. Die Artikelpreise lassen sich entsprechend den Mengen und die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht staffeln. Eine Lagerverwaltung/Inventur ist ebenso wie eine Bestandsfortschreibung implementiert, auch ist es möglich, Konten und Kontengruppen anzulegen. Für eine spätere Version ist bereits eine Buchhaltung in Planung. Mit der Version 1.08 "befreite" Manfred Tremmel MT-Rechnung III von seinem Shareware-Status und stellte es unter die GPL (GNU General Public Licence). Somit kann das Programm seit dieser Version uneingeschränkt und gleichzeitig kostenlos genutzt werden. Als knapp 800 KByte großes LZX- Archiv kann es von [1] heruntergeladen werden. 2. Systemvoraussetzungen Jeder Amiga oder kompatible Rechner sowie jeder Computer, der einen Amiga- Emulator wie etwa UAE und dessen Derivate abarbeiten kann und dabei dem AmigaOS mindestens 3 MByte RAM zur Verfügung stellen kann, sollte sich für den Einsatz eignen. MT-Rechnung III benötigt neben AmigaOS 3.x eine MC68020-CPU. Da das Programm für die Gestaltung der Dokumente die Seitenbeschreibungssprache Postscript der Firma Adobe benutzt, empfiehlt sich für die Druckausgabe entweder der Einsatz eines Postscript-fähigen Druckers oder eines PostScript-Interpreters wie etwa HWGPost oder Ghostscript. In letzterem Falle sollten mindestens 6 MByte RAM für den Amiga zur Verfügung stehen. Die eigentlichen Druckformulare liegen dem Programm als externe Postscript- Dateien bei und können so bei Bedarf ohne großen Aufwand an individuellen Wünsche angepasst werden. Gleichermaßen steht einer Erweiterung durch selbst erstellte Druckformulare so nichts im Wege. Alternativ stehen für eine "Druckumleitung" auch ARexx-Skripte für die Ansteuerung von Final Writer ab V3 und Wordworth ab Version 5 zur Verfügung. Entpackt belegt MT-Rechnung III knapp 5 MByte Festplattenspeicherplatz. Auch wenn das Programm bereits ab einer Bildschirmauflösung von 640 x 400 Pixel einsetzbar ist, empfiehlt sich jedoch der Einsatz einer Grafikkarte. Erst ab einer Auflösung oberhalb 800 x 600 Pixel kann wirklich von bequemem Arbeiten ohne ständiges Blättern zwischen einzelnen geöffneten Fenstern gesprochen werden. Getestet wurde MT-RechnungIII in der aktuellen Version 1.11 auf einem A3000-Desktop, ausgestattet mit einer 68040/40 CPU, AmigaOS 3.1, Retina BLT Z3, CyberGFX V3 und 38 MByte RAM. Darüber hinaus musste das Programm seine Tauglichkeit unter UAE-JIT, Amithlon und AmigaXL auf einem AMD Athlon 600 sowie einem AthlonXP 1800+ nachweisen. 3. Installation Ist das LZX-Paket [1] erst einmal auf die heimische Festplatte entpackt, sorgt ein Doppelklick auf das "Install_MTRIII"-Icon für eine zügige Installation. Zu beachten ist lediglich, dass keine eigene Programm- Schublade angelegt wird. Soll MT-Rechnung III in einem separaten Verzeichnis residieren, ist deshalb als erstes ein Klick auf "Neue Schublade anlegen..." notwendig. Während der Installation läßt sich bereits die gewünschte Ansteuerung des Druckers wie auch die Postscript-Vorschau Screenshot:und die eigentliche Postscript-Druckausgabe einstellen. Screenshot:
4. Programmstart MT-Rechnung III ist ein sehr komplexes Programm. Ihr solltet deshalb unbedingt vor dem ersten Programmstart intensiven Gebrauch von der umfangreichen, leicht verständlichen und noch dazu in deutscher Sprache verfassten AmigaGuide-Dokumentation machen. Ein intensives Studium dieser Anleitung vermeidet unnötige Frustration und hebt wesentlich den Spaß im Umgang mit MT-Rechnung III. Für einen ersten Einstieg empfiehlt sich eine schrittweise Abarbeitung des Guide-Abschnittes "Die Neuanlage einer eigenen DB /Schnelleinstieg". Leider ist auch in der aktuellen Version die AmigaGuide-Anleitung nicht als Online-Hilfe nutzbar. Zwar wird bei Bewegung der Maus über ein Button der Programmoberfläche ein Hilfetext in der Titelleiste des MT-Rechnung III- Bildschirms ausgegeben, die eigentliche Programmdokumentation muss jedoch immer manuell gestartet werden. Hier wäre ein Aufruf des Guides über die HELP-Taste wünschenswert. Ihr könnt das Programm entweder mit vom Autor bereitgestellten Testdaten oder "blank" starten. Sinnvoll erscheint ein Schnuppern in den mitgelieferten Testdaten. Für die spätere Verwaltung eigener Fakturierungs- Daten ist die Erstellung einer Schublade für diese Daten hilfreich. Für einen komfortablen Zugriff könnt Ihr das bereits vorhandene "MT- Rechnung III-Testdaten"-Icon kopieren und nach eigenem Gutdünken umbenennen. Dann braucht Ihr nur noch in diesem Programm-Icon die Pfade zu den eigenen Daten anpassen und schon steht mit einem Doppelklick der individuelle Datenbestand zur Verfügung. Hat MT-Rechnung III seinen Bildschirm geöffnet, stehen Euch für die weitere Bedienung in erster Linie zwei Fenster mit einer Reihe Auswahlbuttons, vom Programmautor als Selector und Navigator bezeichnet, zur Verfügung. Screenshot:
Ein Doppelklick auf das Fragezeichensymbol im Selector öffnet das Fenster für grundlegende Programmeinstellungen. Neben der Bildschirmauflösung könnt Ihr viele für den weiteren Programmablauf wichtigen Daten wie etwa die zu nutzenden Mehrwertsteuersätze, die gewünschte Zweitwährung mit dem wählbaren Umrechnungskurs, Zeiträume zwischen Rechnungsausgang und erster bis dritter Mahnung, Vorgaben für die mächtige Suchfunktion, anzuwendende Preiskalkulationen, Zu- und Abschläge und einiges mehr festlegen. Mit dem anstehenden Jahr 2002 kann eine generelle Umstellung auf die Euro- Währung über einen eigenen Menüeintrag erzwungen werden. Wird für die (Zweit-) Währung der Euro gewählt, stellt sich natürlich die Frage, wie das Währungssymbol des Euro auf das Angebot, die Rechnung, Mahnung usw. kommt. Sowohl für die Darstellung auf der Programmoberfläche als auch für die PostScript-Druckausgabe stellt Manfred Tremmel auf seiner Homepage die passenden Schriften [2], [3] mit Installationsanweisungen für einen Download zur Verfügung. Eingebunden wird das Euro-Zeichen entsprechend der Adobe-Empfehlung an Stelle des allgemeinen Währungssymbols und kann mit der Tastenkombination "ALT + z" erreicht werden. Wurde im Programm die (Zweit-) Währung Euro ausgewählt, wird Ghostscript automatisch das Euro-Symbol aus den zuvor installierten PS-Type1-Schriften in den Ausdrucken als Währungssymbol verwenden. Der Umrechnungskurs zwischen DM und Euro ist bereits im Programm integriert und kann natürlich bei Erfordernis frei angepasst werden. MT-Rechnung III übernimmt Eure getätigten Eingaben sofort und aktiviert sie für die weitere Nutzung. 5. Erstellung einer Datenbank Nach der Einstellung elementarer Eckdaten kann nun über die sogenannte Länderverwaltung, erkennbar an der Flagge im Selector, ein neuer Datensatz angelegt werden. Dabei könnt Ihr neben den gewünschten Ländern mit ihren spezifischen Daten (z.B. die einzelnen Bundesländer der BRD oder Telefonvorwahlen einzelner Staaten) auch die entsprechenden Anschriftenformate wählen. Personen Ist mindestens ein Datensatz in der Länderverwaltung eingetragen, steht die Adressverwaltung zur Verfügung und kann über das Portrait-Button im Selector aufgerufen werden. In dieser Adressverwaltung werden als erstes die eigene Firmenanschrift und die Namen der Mitarbeiter erfaßt. Der erste eingegebene Mitarbeiters ist gleichzeitig die Person mit allen Zugriffsrechten (also LeiterIn des Unternehmens). MT-Rechnung III legt mit der Eingabe des ersten Mitarbeiters ebenso einen User-Namen und ein Passwort fest, welche beim nächsten Start der Datenbank einzugeben sind und so die Daten vor unbefugter Einsichtnahme schützt. Das Programm wählt als User-Namen und Passwort den Nachnamen dieses Mitarbeiters. Beide können bei Bedarf sofort oder auch später geändert werden. Darüber hinaus könnt Ihr in diesem Fenster alle Lieferanten- und Kunden- Adressen eintragen oder von den Vorgängern MT-Rechnung I und II als auch von ADM und DFA per ARexx-Skript importieren. Artikel Für einen florierenden Warenhandel ist zuvor eine Erfassung der gewünschten Artikel durch MT-Rechnung III erforderlich. Auch für diesen Zweck bietet das Programm nach Mausklick auf das dritte Symbol im Selector eine Vielzahl von zu berücksichtigenden Artikeldaten. Dies reicht vom Artikelnamen über die EAN- und Artikelnummer, Lieferanten, Artikelgruppe, MwSt, Mengenangabe, Kunden-, Händler- und Lieferantenpreise bis zu Ersatzartikeln und zur Bestandsführung mit diversen Voreinstellern. Versand Um die erste Rechnung über den Ladentisch schieben zu können, sind noch in der Versandartenverwaltung die grundsätzliche Handhabungen festzulegen. Der vierte Selector-Button präsentiert das hierfür passende Fenster. Wie bereits in allen vorhergehenden Fenstern warten auch hier weitreichende Einflussmöglichkeiten auf ihre Nutzung. Neben der Versandart, wie etwa Rechnung oder Nachnahme wird außerdem festgelegt, ob zusätzliche Angaben auf Angebot, Lieferschein und Rechnung ausgedruckt werden. Neben dem MwSt- Satz läßt sich u.a. festlegen, wie die Versandkosten bei bestimmten Gewichten gestaffelt werden, ob ein Skonto gewährt werden soll und welches Zahlkonto zu wählen ist. In allen Fenstern erfolgt die Bedienung des Programmes nach einem einheitlichem Schema, das Euch trotz aller Funktionsfülle die Einarbeitung deutlich erleichtert. 6. Die erste Rechnung Habt Ihr alle erforderlichen Daten erfasst, könnt Ihr die erste Rechnung schreiben. Ein Klick auf den fünften Button des Selectors präsentiert das Ausgansrechnungs-Fenster. Wie zu erwarten, ist wieder eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten für die Gestaltung der Rechnung angeboten. Neben dem Status der Rechnung (u.a. Angebot, Lieferschein, Mahnung, storniert, bezahlt) könnt Ihr in diesem Fenster auch auf die Währung, das Datum, den Rechnungs- und Warenempfänger, Preis, Artikel, Versandart, Zu- und Abschläge Einfluss nehmen. Und natürlich ist hier jederzeit die eigentliche Kalkulation zu verfolgen. Sowohl die Rechnungs- und Warenempfänger als auch die Artikel lassen sich aus dem Datenstamm mit Hilfe der sehr mächtigen Suchfunktion auswählen. Ein Barverkauf mit entsprechender Druckausgabe ist möglich. Screenshot:
Neben den Ausgangsrechnungen könnt Ihr auf ähnliche Weise auch die Eingangsrechnungen erfassen. 7. Druckausgabe Ist die Rechnung komplett, kann sie sofort gedruckt werden. Seid Ihr Euch noch nicht sicher, ob die Rechnung Euren Vorstellungen entspricht, könnt Ihr sie über eine Vorschau kontrollieren. Diese kann sowohl von Ghostscript höchstselbst als auch MultiView realisiert werden, wobei letzteres die Vorschau über PCX- oder PGM-Datei präsentiert. Voraussetzung ist dann natürlich ein passender PCX- bzw. PBM-Datatype. Screenshot:
Wie bereits angeführt, sind in MT-Rechnung III die Druck- und Vorschauformulare nicht fix in das Programm eingebaut, sondern liegen in Form von separaten PostScript-Dateien in den Schubladen "PrintDoks", "Rexx" und "Scripts" und können von Euch einfach individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Doch in den meisten Fällen werden die vorliegenden Skripte wohl für den praktischen Einsatz bereits genügen. Die Druckausgabe über PostScript garantiert eine hohe Ausgabequalität. Sollte weder ein Postscript-fähiger Drucker noch ein PostScript-Interpreter installiert sein, könnt Ihr über die programmeigene ARexx-Schnittstelle FinalWriter und WordWorth für diese Zwecke heranziehen. Dem Programmpaket liegt eine Vielzahl von ARexx-Skripten und FinalWriter- bzw. WordWorth- Dokumente für Vorschau, Druck und Sicherung von Angeboten, Lieferscheinen, Bestellungen usw. bereits bei. 8. Fazit MT-Rechnung III ist ein sehr komplexes Programm, das ein intensives Studium der gut strukturierten und leicht verständlichen Dokumentation und eine relativ lange Einarbeitungszeit benötigt. Habt Ihr diese Hürde jedoch genommen, präsentiert sich MT-Rechnung III als sehr leistungsfähige Fakturierungs-Software, die auf dem Amiga nach wie vor ihresgleichen sucht. Einmal an die Bedienungslogik des Programmes gewöhnt, geht die Arbeit mit MT-Rechnung III flott von der Hand. Da MT-Rechnung III sämtliche Eingaben sofort speichert, ist auch bei einem eventuellen Rechnerabsturz die Gefahr von Datenverlusten außerordentlich gering. MT-Rechnung III ist ein feines Stück (noch dazu freier) Software für das AmigaOS. Aufgrund akuten Zeitmangels kann der Programmierer Manfred Tremmel kaum noch an MT-Rechnung III arbeiten. Aus diesem Grund liefert er auf seiner Homepage neben dem eigentlichen ausführbaren Programm auch den in C++ geschriebenen Source-Code und hofft auf Mitarbeit Interessierter bei der Erweiterung der Fakturierungs-Software. [1] http://www.iivs.de/schwinde/buerger/tremmel/MTRechIII_1_11.lzx [2] http://www.iiv.de/schwinde/buerger/tremmel/Workbench_EuroFonts.lzx [3] http://www.iiv.de/schwinde/buerger/tremmel/PostScript_EuroFonts.lzx Uwe Pannecke <Uwe.Pannecke@t-online.de>